mencegah data ganda dalam 1 file folder

  1. tahun lalu

    sore para suhu dan master di sini..mohon maaf merepotkan kembali..saya mau tanya mengenai masalah mencegah data ganda dengan vba macro dalam 1 folder excel.
    karena saya membuat filenya 1 sheet 1 tanggal dan bagaimana kira-kira mencegahnya agar dalam 1 bulan tidak ada data yang ganda terutama nomer invoicenya..

    terima kasih sebelumnya jika ada mau membantu saya..contoh file akan saya lampirkan

  2. Caton

    4 Sep 2017 Terverifikasi Indonesia + 11.474 Poin

    Contoh data filenya gak ada mas @Ache...? Biar dilihat dahulu datanya seperti apa dan solusinya bagaimana. Jika tidak memungkinkan dipublish filenya, bisa diupload via Diskusi Pribadi...

    Oia... maaf karena belum ikutan ngasih solusi pada diskusi Mencari Data Yang Sama. Sebenarnya saya sudah kerjakan, cuma saya gak puas saja dan masih penasaran dengan hasilnya.

    Corel003.png

    Dari beberapa kali percobaan, saat ini saya hanya mendapatkan 1321 baris data dari 1837 baris data yang diperiksa (dengan formula dan tabel bantu). Masalahnya, saya masih menemukan data AWB yang tertukar karena nama penerimanya yang mirip. Saat ini saya masih mencari cara untuk mengatasi hal tersebut, dan mengatasi data nama yang duplikat.

    Dan sekalian saya ingin tanya, apakah ada data yang agak komplit? Karena dari kedua sheet (Sheet1 dan DATA), periodenya sedikit berbeda. Pada Sheet1, datanya sampai pada tanggal 23 Maret 2017, sedangkan pada sheet DATA. datanya hanya sampai tanggal 15 Maret 2017. Jika ada, boleh saya minta untuk diperiksa kembali... ;)

  3. untuk permasalahn mencari data yang sama adalah data pembadingnya banyak yang tidak sama mas caton jadi agak pusing ya..hehehe

    mohon bantuannya untuk mencegah data double entry mas caton..file saya lampirkan ya

  4. Caton

    5 Sep 2017 Terverifikasi Indonesia + 11.474 Poin
    Di sunting tahun lalu oleh Caton

    Dari informasi mas @Ache di atas, saya asumsikan bahwa setiap satu bulan dibuatkan satu file (sesuai nama bulan dan tahun), dimana di dalam setiap file terdiri dari lebih kurang 30an worksheet (Daily Sheet). Masalahnya, darimana kita mengambil nomor Invoice-nya untuk dijadikan referensi dalam mengkalkulasi apakah nomor Invoice yang sedang diinput sudah pernah dimasukkan?

    Saran saya sih, buat sebuah tabel khusus untuk menyimpan nomor invoice yang sudah diinput, baik langsung di dalam setiap file, atau dibuatkan sebuah file khusus. Masing-masing opsi punya kelebihan dan kekurangan masing-masing. Saya pribadi lebih menyukai opsi kedua, karena dengan satu file tersendiri, data pada file tersebut dapat digunakan oleh file-file lainnya... yang penting rajin dibackup agar gak terhindar dari masalah :D

    Lalu bagaimana cara untuk mencegah terjadinya duplikasi data saat proses data entry? Menurut saya, hal itu dapat dilakukan hanya dengan memanfaatkan fitur DATA VALIDATION atau CONDITIONAL FORMATTING saja. Tergantung maunya notifikasi dalam bentuk Message Box atau Format Cells... Masing-masing punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing, meski dapat di atasi dengan mengkombinasikan kedua fitur.

    Saya kasih contoh pada file terlampir. Pada file terlampir, saya buatkan contoh masing-masing fitur. Sheet Validation EXT dan Conditional EXT merupakan contoh dimana proses validasi input memanfaatkan file eksternal (Tes - Master Invoices.xlsx) dimana daftar nomor Invoices yang telah diinput disimpan, sedangkan sheet Validation INT dan Conditional INT memanfaatkan tabel internal dalam file tersebut (sheet Invoices).

    Untuk sheet yang diawali dengan nama Validation, akan menampilkan notifikasi Message Box apabila data yang diiput sudah ada pada tabel data. Sedangkan sheet yang diawali dengan nama Conditional, akan menampilkan perubahan warna sel jika data yang diinput sudah ada dalam daftar...

    Catatan:
    >> Untuk sheet yang memanfaatkan referensi data eksternal, file eksternalnya (Tes - Master Invoices.xlsx) harus dalam keadaan terbuka (loaded) saat proses menginput data, oleh karena saat melakukan kalkulasi, Excel membutuhkan data aktual yang akan diproses.
    >> Baiknya dibuatkan Template Sheet yang bisa disalin (dicopykan) saat ingin membuat sheet yang sama. Hanya saja, perlu diperhatikan oleh karena pada contoh file terlampir saya menggunakan nama range, setelah menyalin Template Sheet, lihat di Name Manager apakah ada nama range ganda namun dengan scope berbeda. Pada file terlampir, semua nama range saya buat dengan scope Workbook, hingga apabila ada nama range yang sama namun scope-nya hanya untuk Worksheet saja, hapus saja, karena bisa membuat masalah... :D
    >> Maaf, saya belum sempat membuat contoh validasi menggunakan macro...

    Semoga bisa terbantukan... ;)

  5. mas caton..terima kasih sudah membantu..yang saya maksud sedikit terbantukan dari file contoh yang mas caton berikan

    maksudnya begini mas..ketika saya mengentry suatu nomor invoice itu akan keluar data mengenai invoice itu ( nama debitur, nominal, dll ) dengan menggunakan metode vlookup yang saya ambil dari data sheet1 (contohnya), nah ketika saya masukkan kembali di sheet yang sama (misal tgl. 1) itu akan keluar semacam notifikasi bahwa data itu sudah ada, begitu juga selanjutnya jika memasukkan nomor invoice di sheet selanjutnya ( tgl. 2 - 30 ) akan keluar notifikasi pemberitahuan pula bahwa nomor invoice sudah ada di tanggal sekian atau di sheet sekian.

    file contoh saya tambahkan sedikit vlookupnya mas

  6. kalo muncul notifikasi yang mengandung data mungkin pake makro kali ya.. kalo cuma warning biasa bisa sepert file terlampir

  7. Caton

    7 Sep 2017 Terverifikasi Indonesia + 11.474 Poin

    Hehe... coba mas @Ache jelaskan targetnya secara detil dari awal... Terkait hal yang ditanyakan terakhir,
    hanya dengan sedikit modifikasi terhadap formula yang digunakan pada DATA VALIDATION yang telah dibuat, besar kemungkinan maksud yang diinginkan bisa tercapai... :) Namun, jika memang inginnya harus ada tampilan detil tentang Invoice yang double entry tersebut, ya macro memang jadi solusi.

    Menurut saya, baik proses validasi menggunakan Data Validation maupun menggunakan macro, kedua metode baiknya dibantu dengan table bantu/khusus untuk menyimpan data nomor Invoice yang sudah dientry. Tujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses evaluasi double entry.

    Berikut saya kasih contoh modifikasi formula Data Validation-nya untuk menguji apakah terjadi double entry pada sheet yang sama dan atau apakah data nomor Invoice sudah pernah diinput sebelumnya... Pada sheet Invoices, diasumsikan data sudah diinput pada tanggal 01/01/2017 (sheet 1). Coba pada sheet 2, dimasukkan data nomor Invoice berdasarkan data nomor Invoice dari sheet Source dan coba juga masukkan juga nomor Invoice yang sudah diinput (data 1 sampai dengan data 5 dari sheet Source) pada sheet 2...

    Sori, untuk macro, saya belum sempat buat... ^_^;

  8. mas @Zolydck..untuk sample yang mas kasih secara informasi data double memang cukup mewakili, hanya saja tidak bisa mencegah / memblok data secara keseluruhan file dalam satu folder..untuk masalah yang saya hadapi ini saya ingin memakai macro yang bisa mereminder secara pop up atau semacam nofitikasi ketika ada data yang double (no invoice)

  9. untuk macro sebaiknya dijelaskan secara detil, agar Mas @Caton bisa membantu ..
    kalo saya masih belajar jadi blum paham betul macro..hehe

  10. mas @Caton..terima kasih sebelumnya sudah banyak membantu saya..
    untuk detailnya saya hanya ingin tidak ada double entry untuk no invoice yang dimasukkan..kalau untuk mencegah entry double data di dalam 1 worksheet yang sama itu sudah bisa dilakukan..tapi untuk dalam 1 file excel saya masih bingung mas bagaimana caranya..mungkin mas caton punya metoda atau cara dengan menggunakan macro.
    terima kasih sebelumnya atas bantuannya.

  11. Saya sebenarnya bingung" mudeng dikit juga..hehe
    apakah seperti ini?( file yang saya lampirkan)

  12. @Zolydck terima kasih sudah membantu...tapi bukan seperti itu mas Zolydck maksudnya..saya biasanya memasukkan nomer invoice dengan barcode scan dan memanggilnya datanya dengan metode vlookup dari data yang sudah ada..permasalahannya adalah sering terjadi saya memasukkan nomer invoice di sheet berikutnya...misalkan di sheet 1 saya memasukkan nomer invoice A123 dan beberapa hari kemudian saya memasukkan nomer inovoice A123 di sheet 5..apakah ada macronya untuk mencegah memasukkan nomer invoice yang sama di dalam sheet -sheet yang lain.

 

atau Mendaftar untuk ikut berdiskusi!