Fungsi untuk Absensi karyawan

  1. 7 bulan yang lalu
    Di sunting 7 bulan yang lalu oleh Paul

    Selamat siang
    Mohon bantuannya terkait masalah absensi karyawan telah saya susun selengkap mungkin dengan contoh lampiran. Di tempat kami menggunakan absen HP, jadi dimanapun karyawan tsb berada dapat melakukan absen dengan fasilitas GPS. Akan saya jelaskan selengkap mungkin dengan kondisi di lapangan,

    Di kantor kami ada 4 kategori karyawan:
    1. Karyawan staff admin, biasanya karyawan ini melakukan absen check in & check out dalam sehari hanya 1x, kecuali ada masalah lokasi yg tidak terjangkau / absen error maka bisa melakukan absen check in check out lebih dari sekali.

    2. Karyawan sales, biasanya karyawan ini melakukan check in check out lebih dari sekali dalam sehari karena sering melakukan kunjungan customer. Jadi untuk menentukan terlambat/ tidak kita melihat check in pertama kali di hari itu, bukan check in yg kedua/ ketiga. Jika kita menentukan pulang awal/ tidak, kita melihat dari check out terakhir di hari itu dari ybs.

    3. Karyawan produksi, ini karyawan bagian pabrik ada 3 shift, shift pagi 07.00 - 15.00, shift siang 15.00 - 23.00, shift malam 23.00-07.00. karyawan ini juga biasanya melakukan check in check out sehari sekali kecuali ada absen error bisa melakukan absen lebih dari sekali dalam sehari.

    4. file rekap absen, file excel ini biasaya saya buat terpisah dari file excel data absen karyawan.File ini berisi data tanggal, terlambat, alpa, pulang awal & pulang tidak absen. Saya buat jika terlambat / alfa / pulang awal / pulang tidak absen bernilai 1 jika tidak maka bernilai 0 dengan tujuan pada akhir bulan kita dapat mengetahui total dari terlambat / alfa / pulang awal / pulang tidak absen dari karyawan.

    Setelah selesai menentukan total dari masing-masing karyawan maka data absen saya serahkan ke bagian accounting untuk dilakukan perhitungan gaji. Rincian gaji ada potong terlambat, potong alfa, potong pulang awal dan potong pulang tidak absen. Jadi ketika karyawan menerima slip gaji ada rincian gaji, potong terlambat / alfa / pulang awal / pulang tidak absen berapa x dan di tanggal berapa saja.

    Semoga penjelasan saya dapat dipahami dan saya ucapkan terima kasih atas bantuannya.

  2. Bisa kirim attch filenya pak, biar teman-teman disini mungkin bisa membantu.
    Terima Kasih..

  3. Diatas sudah saya sertakan file contoh data absennya

  4. Mohon maaf, di atas bukannya screen shoot pak, maksudnya file excelnya pak, kalo memang filenya tidak untuk umum, bisa di buat dummynya, trus permasalahannya apa dan yang di inginkannya apa, mungkin teman-teman di sini bisa bantu.

    Terima Kasih.

  5. baik sebentar akan saya buatkan dulu supaya lebih sederhana, terimakasih

  6. Sudah saya buatkan file excel absensi karyawan dimana kita ingin tahu rumus untuk mendapatkan terlambat, alpa, pulang awal & pulang tidak absen, jika 1 berarti terlambat/alfa/pulang awal/pulang tidak absen, jika 0 berarti tidak terlambat/tidak alfa/tidak pulang awal/tidak pulang cepat, terima kasih atas bantuannya

  7. Mungkin ini bisa membantu, tinggal di kembangkan saja.

    Terima Kasih.

  8. Terima kasih bu Abigail, ada kendala saya terapkan di file hasil download absen HP.
    Berikut saya sertakan file asli dari hasil download supaya tidak error, sebab kemarin saya kira sama dengan contoh file yg saya buat, terimakasih.

  9. Selamat sore Pak Paul,
    Kalau saya lihat data yg pak Paul berikan :

    1. Datanya masih belum teratur, artinya setiap karyawan dalam sehari bisa absen beberapa kali dan ter-record, kemungkinan setting mesin absennya menghitung setiap kali karyawan yang check lock, kalau frekuensi check locknya sama mungkin tidak terlalu sulit menggunakan formula excel, tapi kalau frekuensinya masing-masing karyawan berbeda, bisa menggunakan VBA.
    2. Format print out dari mesin absen berupa format TEXT, jadi harus di konfersikan lagi sesuai format untuk perhitungan, contoh untuk tabel tanggal dan waktu masih format Text.

    Coba nanti saya pelajari lagi pak Paul.

    Terima Kasih.

  10. Terima kasih bantuannya bu Abigail

    Di kantor kami ada 3 kategori karyawan:
    1. Karyawan staff admin, biasanya karyawan ini melakukan absen check in & check out dalam sehari hanya 1x, karena berada di kantor terus kecuali ada masalah lokasi yg tidak terjangkau / absen error maka bisa melakukan absen check in check out lebih dari sekali.

    2. Karyawan sales, biasanya karyawan ini melakukan check in check out lebih dari sekali dalam sehari karena sering melakukan kunjungan customer. Jadi untuk menentukan terlambat/ tidak kita melihat check in pertama kali di hari itu, bukan check in yg kedua/ ketiga. Jika kita menentukan pulang awal/ tidak, kita melihat dari check out terakhir di hari itu dari ybs.

    3. Karyawan produksi, ini karyawan bagian pabrik ada 3 shift, shift pagi 07.00 - 15.00, shift siang 15.00 - 23.00, shift malam 23.00-07.00. karyawan ini juga biasanya melakukan check in check out sehari sekali kecuali ada absen error bisa melakukan absen lebih dari sekali dalam sehari.

    Terima kasih atas bantuannya bu

  11. Ok pak, kalau gitu coba saya gunakan VBA ya..

    Terima kasih..

  12. @Paul saya lihat pada file excelnya ada data dobel misalnya KARYAWAN1 pada tgl 23 Feb 2021 ada 3 data yang kedatangannya terlambat semua karena diatas 8:30, yang mau diambil datanya yang mana?

  13. Terima kasih pak Azumi, klo terlambat maka kita lihat check in yg pertama kali pada hari itu, apakah lebih dari 8.30 / tidak, jika lebih maka tercatat sudah terlambat

    Terima kasih atas bantuannya pak

  14. Selamat siang pak Paul,

    Saya buatkan menggunakan kombinasi VBA dan formula, di sini ada 5 Sheet:

    1. Sheet Data Print Out fungsinya untuk memasukan base data dari mesin absen.
    2. Sheet Convert fungsinya untuk mengkonfersikan data berdasar base data.
    3. Sheet Compare & Deleting_1 fungsinya untuk mengcompare frekuensi berapa sering karyawan absen, data yang akan di ambil adalah data pertama dan data terakhir, tapi perhatikan pada kolon "J3" dst adalah formula "Countifs", formula itu akan berubah sering fungsi delete dijalankan, jadi nanti di buat manual (tarik formula di J3 trus ke bawah sesuai data).
    4. Sheet Compare & Deleting_2 fungsinya untuk mengcompare kembali data yang berasal dari sheet compare & Deleting_1, yang semula 2 data menjadi 1data. Perhatikan juga pada Kolom G fungsinya sama seperti Kolom J di sheet Compare & Deleting_1, di buat manual sesuai kebutuhan.
    5. Sheet Result, di sheet ini ada tombol Proccess yang akan memproses seluruh program, sehingga untuk data yang diingini bisa tampil semua, pak Paul tinggal jumlahkan saja berapa yg telat, alpa dst...

    Jika data tidak sesuai, kemungkinan formula "Countifs" pada sheet Compare & Deleting_1 dan Kolom G pada sheet Compare & Deleting_2 berubah tidak sesuai dengan base data yang ada.
    Dibuatkan terpisah-pisah, biar nanti semua bisa belajar sama-sama..

    Terima Kasih.

  15. Silahkan @Paul solusi menggunakan rumus excel

  16. Terima kasih banyak bu Abigail & Pak Azumi yg membantu kesulitan absensi saya, besok akan saya pelajari, sekarang saya masih di luar

  17. Met siang @Eunike Abigail mohon bantuan untuk kiriman filenya,

    1. Bagaimana kita dapat melihat programming VBA nya?
    2. Untuk sheet convert, apakah dilakukan dgn VBA atau dgn rumus perkalian 1?

    Ada tombol 1, fungsinya apa? Ketika saya tekan langsung menuju sheet sebelahnya?
    3. Di sheet compare deleting 1 juga ada 2 tombol, fungsi kedua tombol tsb saya masih bingung?

    Saya biasa tarik data absen atau download data absen dari server 4 harian sekali, bagaimana cara memindahkan program VBA yg ada di contoh ke file data absen yg baru saya download?

    Terima kasih

  18. untuk melihat programnya:
    File--> Option ---> Customize Ribbon--->klik/centang developer
    Sheet1 hanya program copy paste aja, masing-masing tombol hanya di gunakan untuk manual saja pak, jika ada program yg error, kita bisa lihat errornya dimana, pak Paul langsung ke sheet 5 aja, ada tombol process, tinggal klik aja.
    untuk data absen yang di download langsung copy di sheet Print out data, pastikan templetenya sama (susunan datanya), didalam program, saya batasi hanya 400 data, tapi bisa di tambah sesuai kebutuhan, tinggal di tambahin saja dalam programnya, pokoknya yang ada angka 400 bisa diganti sesuai kebutuhan.

    Terima Kasih

  19. met malam @Eunike Abigail
    masih ada masalah dalam program vba. Disini saya sertakan contoh data absen yg lebih banyak agar semakin terlihat real.

    1. Telah saya ubah angka 400 menjadi 5000 tapi di sheet result tidak tampil semuanya.
    2. Karyawan 7 tgl 1, 2, 3 maret alpa tidak keluar laporan. kalau karyawan alpa maka tidak ada data absennya karena ybs tidak melakukan absen HP.
    3. Karyawan 7 tgl 10 harusnya tidak terlambat.
    4. Hari minggu & hari besar karyawan tidak alpa.
    5. Tolong tambahkan Total terlambat, total alpa, total pulang awal, total pulang tidak absen setelah akhir dari karyawan ybs.

    maaf bu ada perbaikan lagi, sebab data absen menyangkut gaji. Setelah saya menghitung absen, maka saya serahkan ke accounting yang akan membuat rincian gaji karyawan beserta potongan gaji karyawan tsb, baik potong gaji terlambat, potong gaji alpa, dll. Jadi harus saya usahakan jangan sampe salah menghitung.

    Terima kasih

  20. Selamat malam pak Paul,
    Saya coba jawab pak:

    1. Tidak tampil semua karena ada formula excel juga yang ada di beberapa sheet, jadi formula itu akan berubah jumlah cellnya seiring funsi delete yang ada di formula VBAnya, solusinya copy paste lagi awal formula excel tsb samapi ke bawah sesuai dengan data yang ada.
    2. Proses kumputasi program sesuai dengan data yang ada, jadi tidak bisa memproses data yang tidak ada.
    3. Proses Loop tergantung banyaknya data dan proses data itu sendiri, jadi belum tentu satu kali klik tombol semua proses loop terselesaikan. Solusinya saya sudah buatkan tombol total untuk masing-masing keterangan (terlambat, alpa dst,,).
    4. Dalam data hanya ada tanggal saja, data tidak tahu tanggal berapa hari libur..
    5. Sudah saya buatkan pak , tinggal dilihat dan di pelajari saja pak..

    Kalau ada pertanyaan lagi, dipersilahkan pak....

    Terima Kasih.

  21. Newer ›
 

atau Mendaftar untuk ikut berdiskusi!