PivotTable adalah salah satu fitur Excel untuk merangkum, menganalisa, mengeksplorasi dan mempresentasikan data.
PivotTable sangat powerful untuk merangkum data dalam jumlah besar dalam waktu yang sangat singkat. Dengan PivotTable, kita bisa memanipulasi layout data untuk melihat data dari sudut pandang yang berbeda-beda.
Misalnya, departemen penjualan ingin menganalisa data penjualan dalam beberapa sudut pandang yang berbeda seperti dari sudut pandang wilayah, produk, maupun tenaga penjualan.
Untuk itu, penguasaan PivotTable sangat penting bagi Anda yang sering berurusan dengan data dalam jumlah besar, misalnya data analyst, accounting dll.
Sayangnya, banyak Excel user yang kurang percaya diri dalam menggunakan PivotTable. Umumnya karena menganggap PivotTable terkesan kaku dan kurang fleksibel. Saya harap, setelah membaca tutorial ini Anda lebih percaya diri dalam menggunakan PivotTable.
Manfaat PivotTable
Seperti disebutkan sebelumnya, PivotTable sangat powerful untuk menganalisa data. Manfaat penggunaan PivotTable adalah sebagai berikut:
Mengelompokkan data berdasarkan kategori yang diinginkan
Merangkum atau meringkas data dalam berbagai perhitungan (sum, average, dll)
Memfilter data untuk menampilkan data yang diinginkan
Step by Step: Tutorial PivotTable
Untuk mempraktikkan PivotTable dalam tutorial ini, Anda membutuhkan contoh data. Untuk itu, saya telah menyediakan data yang bisa didwonload di sini.
Pada data yang telah Anda download tadi, kita bisa melihat contoh data yang akan dianalisa menggunakan PivotTable.
Data tersebut adalah data penjualan PT. Javafood Makmur Sejahtera tahun 2011-2012. PT. Javafood Makmur Sejahtera adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang makanan dengan produknya berupa mi instan dengan merek JavaMie dengan tiga varian rasa yaitu Ayam Bawang, Soto Spesial dan Kari Ayam.
Langkah-langkah untuk membuat pivottable adalah sebagai berikut:
Step 1: Pilih data yang akan dibuat PivotTable
Pilih range data yang akan dibuat PivotTablenya. Range data yang dipilih bisa dalam bentuk range, range yang diberi nama, atau table. Pada contoh ini kita akan menggunakan data dalam bentuk table yaitu TableSales.
Step 2: Pilih PivotTable di tab Insert > PivotTable > PivotTable
Fitur PivotTable ada di menu bar Insert > PivotTable (ada di paling kiri ribbon). Di menu PivotTable, ada dua pilihan yaitu PivotTable dan PivotChart. Pilih yang PivotTable lalu akan muncul dialog box PivotTable.
Step 3: Pilih tempat untuk menempatkan PivotTable
Ada dua opsi untuk menempatkan PivotTable report, yaitu di worksheet yang baru atau worksheet yang sudah ada. Saran saya, gunakan New Worksheet untuk menempatkan PivotTable. Selanjutnya klik OK untuk melanjutkan.
Step 4: Pilih OK
Setelah klik OK, pada workbook Anda secara otomatis akan muncul sheet baru yang berisi layout PivotTable kosong di sebelah kiri dan PivotTable Field di sebelah kanan. Layout PivotTable adalah tempat dimana PivotTable akan ditampilkan sedangkan PivotTable field adalah pengaturan data PivotTable apakah akan ditempakan Row, Column, Value atau Filter.
Step 5: Pilih dan Drag Field yang akan ditampilkan di PivotTable
Selanjutnya, pilih field yang akan ditampilkan pada PivotTable di Row, Column, Value dan Filter. Data yang ditempatkan di Row dan Column biasanya data non numeric, sedangkan data numeric ditempatkan di Value. Jika diperlukan, Anda bisa menggunakan Filter (biasanya untuk data yang berupa waktu atau tanggal).
Jangan lupa untuk mengubah format value ke format yang sesuai. Dalam kasus ini, ubah format sales kedalam currency atau mata uang. Anda juga bisa menamahkan filter, dengan menempatkan field waktu, tanggal atau bulan di Filter.
Agar lebih fokus, saya biasakan untuk menghilangkan gridlines (di tab View, hilangkan tick Gridlines), sehingga hasil akhirnya seperti pada gambar berikut.
Meskipun format PivotTable di atas sebenarnya sudah cukup bagus, seringnya kita membutuhkan modifikasi lebih lanjut.
Misalnya pada contoh PivotTable di atas, ketika menginginkan agar Region dan Salesman tidak dalam satu row. Untuk keperluan ini, kita membutuhkan pengaturan layout PivotTable lebih lanjut.
Untungnya, hal tersebut bisa dilakukan dengan PivotTable pengaturan PivotTable layout.
Untuk melakukannya, aktifkan PivotTable selection dengan cara klik salah satu cell di PivotTable. Setelah PivotTable selection aktif, pada tab akan muncul Options dan Design, selanjutnya pilih Design > Report layout.
Ada 3 opsi pada Report layout yaitu compact form, outline form dan tabular form. Selanjutnya pilih tabular form. Berikan juga sedikit sentuhan design dengan mengganti PivotTable style. Dan, hasil akhirnya menjadi seperti berikut.
Tips Menggunakan PivotTable
Setelah membaca tutorial PivotTable ini, bagaimana pendapat Anda tentang PivotTabel? Menarik bukan?
Sebagai rangkuman, berikut tips dalam menggunakan PivotTable:
- Ubah data range (misalnya A1:H10000) dengan menamai range (misalnya dengan nama Sales) ataupun mengubahnya kedalam format table (TableSales) agar lebih mudah pada saat memilih range.
- Tempatkan field non-numeric di Row atau Column, data numeric pada Values dan data waktu atau tanggal sebagai Filter.
- Hilangkan gridliness biar laporan lebih fokus
- Pilih design yang fungsional sekaligus eye-catching.